Garis Panduan Penyediaan dan Format Nota Serah Tugas ini bersumberkan panduan yang disediakan oleh Jabatan Pendidikan Negeri.

Garis panduaan penyediaan Nota Serah Tugas ini disediakan bagi memberi panduan
untuk membantu Pihak Pengurusan Jabatan Pelajaran Negeri Perak dan agensi-agensi dibawah termasuk Pejabat Pelajaran Daerah dan Sekolah-sekolah menyediakan Nota Serah Tugas yang seragam dan sesuai mengikut format yang digunakan oleh semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan.

LATAR BELAKANG

Pertukaran, naik pangkat dan penamatan perkhidmatan adalah lumrah kepada
Perkhidmatan Awam. Setiap pegawai dan kakitangan kerajaan akan melalui proses ini dan ianya adalah selaras dengan hasrat kerajaan untuk membentuk kakitangan yang berkebolehan disetiap skim perkhidmatan masing-masing.

Setiap tugas yang ditinggalkan akan diteruskan oleh penganti, proses peralihan tugas
dan maklumat ini kadangkala menimbulkan masalah kerana butiran tugas dan kerja belum
selesai dan rujukan yang tidak jelas.

Masalah yang berlaku sebelum ini adalah kerana tiada contoh atau format yang seragam yang boleh digunakan di peringkat Jabatan. Selain itu, terdapat juga pegawai-pegawai yang bertukar tidak menyediakan Nota Serah Tugas kerana garis panduan yang terdapat di dalam pekeliling tidak dipatuhi.

Di dalam konteks JPN, perkara ini juga melibatkan pegawai-pegawai
di peringkat Jabatan Pelajaran. Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), dan juga Guru-guru di sekolah-sekolah.

Setiap proses pertukaran, naik pangkat, atau penamatan perkhidmatan pegawai perlu
disertakan dengan Nota Serah Tugas yang sesuai dan selaras dengan panduan yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.

PUNCA KUASA

1. Surat Edaran JPA.193/6/3-4/(20) Bertarikh 19 Julai 1985 Penggunaan Format Nota Serah Tugas Yang Seragam Bagi Pegawai-pegawai Yang Terlibat Dengan Pertukaran
2. Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2004 Panduan Pertukaran Pegawai Awam

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS

Hanya pegawai-pegawai kumpulan ‘A’ dan ‘B’ sahaja yang perlu mengemukakan Nota Serah Tugas. Kumpulan ini termasuklah Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Siswazah (PPPS), Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma (PPPLD), dan Pegawai-pegawai Guna Sama yang bertugas di setiap peringkat JPN.

Tiada had bilangan muka surat yang ditetapkan.

Sebanyak 5 Salinan Nota Serah Tugas yang perlu disediakan, dan salinan-salinan tersebut perlulah diserahkan dan disimpan oleh pihak-pihak berikut:
i. Ketua Perkhidmatan
ii. Bahagian Pentadbiran atau Perkhidmatan di Kementerian / Jabatan / PPD / Sekolah Berkenaan
iii. Ketua Bahagian / Ketua Jabatan
iv. Pegawai yang akan mengambilalih tugas, dan
v. Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar.

Nota Serah Tugas ini perlulah di’binding’ atau dibukukan.

Garis Panduan / Format Penyediaan Nota Serah Tugas

Perkara 1 – Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas (Muka Surat – i)

Pegawai yang bertukar perlu menyediakan surat dengan menulis:

1. Nama Penuh
2.  Jawatan Yang Disandang
3. Tempoh Menyandang Jawatan
4. Menandatangani Surat

Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Jabatan / Ketua Sektor / Ketua Unit / Pengetua / Guru Besar untuk disemak.

Ketua Jabatan / Ketua Sektor / Ketua Unit / Pengetua / Guru Besar kemudian perlu memanjangkan Nota Serah Tugas berkenaan kepada Bahagian Pentadbiran Kementerian / Jabatan / Sekolah.

Nota Serah Tugas ini seterusnya diserahkan kepada Pegawai yang mengambilalih jawatan tersebut dan Pegawai berkenaan hendaklah menandatangani Surat Akuan Terima Nota Serah Tugas.

Perkara 2 – Senarai Tugas Jawatan

(Muka Surat – ii)
Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan tugas-tugas sepertimana yang tercatat di dalam senarai tugas rasmi jawatan.

Sekiranya pegawai yang dilantik mengisi mana-mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya maka jawatan yang berkenaan perlu juga dicatatkan.

Perkara 3 – Kedudukan Terakhir Tugas-tugas Belum Selesai

Terdapat 5 ruangan mengenai tugas-tugas yang belum selesai perlu disediakan:

1. Tugas-tugas Yang Belum Selesai – Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas yang belum selesai semasa pegawai meninggalkan jawatan.
2. Kedudukan Sekarang – Pegawai perlu melaporkan kedudukan terkini bagi tugas-tugas yang belum selesai seperti yang dinyatakan.
3. Tindakan Susulan – Pegawai yang akan bertukar perlu memaklumkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-tugas yang belum diselesaikan.
4. Rujukan Fail, Pegawai, Jabatan Yang Berkaitan – Pegawai yang akan bertukar perlu mencatatkan maklumat-maklumat berkenaan no rujukan fail, nama pegawai dan Kementerian / Jabatan yang berkaitan dengan tugas yang perlu dirujuk oleh pegawai yang mengambilalih tugas sekiranya timbul masalah berhubung dengan tugastugas
   yang belum diselesaikan.
5. Catatan – Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan maklumat-maklumat
   tambahan yang difikirkan perlu diketahui oleh pegawai yang akan mengambilalih tugas supaya perjalanan kerja yang ditinggalkan tidak terjejas.

Perkara 4 – Senarai Harta Benda / Peralatan Pejabat

Pegawai yang akan bertukar perlu menyenaraikan semua harta benda / peralatan pejabat / asset hak milik kerajaan yang diberikan kepada pegawai semasa menjawat jawatan terakhir.

Perkara 5 – Kedudukan Kewangan / Akaun dan Lain-lain

Ruangan ini / Perkara ini hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang menguruskan perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan kewangan dan akaun. Maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan merupakan laporan kedudukan kewangan semasa pegawai yang akan meninggalkan tugas.

Perkara 6 – MyPortfolio

MyPortfolio perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’1 Salinan MyPortfolio hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran / Perkhidmatan Jabatan / Sekolah berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.

Perkara 7 – Lain-lain Hal

Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang maklumat tambahan atau maklumat am berhubung dengan kerja dan jawatan yang disandang. Catatan-catatan ini hendaklah berupa maklumat yang boleh membantu dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambilalih tugas.

Garis panduan ini akan menetapkan format dan aliran norma-norma kerja yang perlu
disediakan oleh seseorang pegawai yang akan bertukar sesuai dengan konteks JPN. Nota Serah Tugas yang disediakan nanti diharap membantu kelinciran peralihan tugas, supaya mutu kerja pegawai-pegawai di JPN sentiasa berkualiti.

Penutup

Sekian, semoga perkongsian pada kali ini iaitu Garis Panduan Penyediaan dan Format Nota Serah Tugas memberikan informasi terkini kepada anda semua dan semoga segala urusan kita dalam dunia pendidikan ini sentiasa dipermudahan. Teruskan menyokong kami di t.me/sistemguruonline untuk mendapatkan informasi dan bahan-bahan pendidikan yang terbaik, terkini dan bermanfaat dari semasa ke semasa.